PENGENDALIAN (DALAM MANAJEMEN) (FEKON UNKHAIR ANGKATAN 2012)

PENGENDALIAN (DALAM MANAJEMEN)

PENGERTIAN PENGENDALIAN

Pengendalian adalah suatu proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan untuk menjamin hasil yang diharapkan. Sedangkan Proses Pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer pada seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang di maksud. Proses pengendalian megukur kemajuan kearah tujuan dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan perbaikan.

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PENGENDALIAN

Mockler mendefinisikan pengendalian dalam empat langkah:

1.     Penetapan standard dan metode untuk pengukuran prestasi

Langkah ini mencakup standart dan ukuran untuk segala hal

2.     Pengukuran Prestasi

Langkah ini merupakan proses yang berkesinambungan, berulang-ulang dengan frekuensi yang actual tergantung pada jenis aktifitas yang sedang diukur.

3.     Membandingkan hasil-hasil yang telah diukur dengan target atau standard yang telah ditetapkan sebelumnya.

Jika prestasi sesuai dengan standar, manajer dapat mengasumsikan bahwa” Segala sesuatu telah berjalan secara terkendali, ia tidak perlu ikut campur secara aktif dalam operasi organisasi.

4.     Mengambil tindakan perbaikan

Ini dilakukan jika prestasi turun di bawah standard dan analisis menunjukan perlunya diambil tindakan. Tindakan perbaikan ini dapat berupa mengadakan perubahan terhadap satu atau lebih banyak aktivitas dalam operasi organisasi. Para manajer hanya memonitor prestasi kerja dan bukan melakukan pengendalian.

FAKTOR-FAKTOR YANG MENCIPTAKAN KEBUTUHAN AKAN PENGENDALIAN

1.     Perubahan. Merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam lingkungan organisasi manapun. Melalui fungsi pengendalian, manajer mendeteksi perubahan yang mempengaruhi produk atau jasa perusahaan. Ia kemudian dapat mengambil tindakan untuk mengatasi ancaman atau memanfaatkan peluang yang muncul akibat perubahan tersebut.

2.     Kerumitan. Yang menambah sifat komplek organisasi zaman sekarang ialah desentralisasi. Desentralisasi dapat mempermudah usaha pengendalian organanisasi, karena operasi organisasi tidak perlu lagi dikontrol oleh kantor pusatnya.

3.     Kesalahan. Tidak dapat dipungkiri sebagai manusia anggota organisasi juga dapat membuat kesalahan, dengan system pengendalian memungkinkan manajer untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan sebelum menjadi gawat.

4.     Delegasi. Hal ini merupakan salah satu cara manajer untuk menentukan apakah bawahanya melaksanakan tugas yang didelegasikan kepadanya dengan menerapkan system pengendalian.

ELEMEN-ELEMEN SYSTEM PENGENDALIAN
1. Pelacak ( Detector) atau sensor, sebuah perangkat yang mengukur apa yang sebenarnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2. Penaksir ( assessor), suatu perangkat yang menentukan signifikasi dari peristiwa actual dengan membandingkanya dengan bebrapa standar atau ekspetasi dari yang sebenarnya terjadi.

3. Effektor, suatu perangkat(yamg sering disebut feedback) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang dipenuhi.

4. Jaringan komunikasi, perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effektor.

METODA PENGENDALIAN

Metoda pengendalian organisasi dewasa ini telah menjadi lebih cermat dan tidak lagi mudah, sebagian diakibatkan oleh pengunaan computer dalam pengolahan data. Kita menyadari bahwa pengendalian yang terlalu ketat akan merugikan baik bagi organisasi maupun individu dalam organisasi itu. Pengendalian yang memaksa para anggota organisasi tengelam dalam tata cara resmi, atau terlalu banyak membatasi berbagai perilaku akan mematikan motivasi, merintangi kreatifitas dan akhirnya akan merusak pelaksanaan tugas dalam organisasi.

JENIS-JENIS METODA PENGENDALIAN

1. Pengendalian pra-tindakan.

Pengendalian pratindakan memastikan bahwa sebelum suatu tindakan diambil maka sumber daya manusia, bahan dan keuangan yang diperlukan telah dianggarkan.

2. Pengendalian Kemudi, atau Pengendalian Umpan Kedepan.

Pengendalian kemudi dirancang untuk mendeteksi penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan tindakan perbaikan diambil sebelum suatu urutan tertentu dirampungkan.

3.     Pengendalian Penyaringan

Pengendalian penyaringan merupakan suatu proses dimana aspek-aspek spesifik dari suatu prosedur harus disetujui atau syarat tertentu harus dipenuhi sebelum kegiatan dapat dilanjutkan. Pengendalian penyaringan menjadi sangat berguna sebagai alat pengecekan ulang.

4.     Pengendalian Purna Tindakan

Pengendalian purna tindakan mengukur hasil-hasil dari suatu tindakan yang telah dirampungkan.

KARAKTERISTIK SISTEM PENGENDALIAN YANG EFEKTIF

Karakteristik Sistem Pengendalian yang Efektif

System-sistem pengendalian yang dapat dihandalkan dan yang efektif mempunyai karakteristik tertentu yang sama. Arti penting relative dari karakteristik tersebut akan berbeda-beda menurut keadaan masing-masing, tetapi sebagian besar system pengendalian diperkuat oleh kehadiranya.

Akurat, informasi tentang hasil prestasi harus akurat.Tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan, diarahkan dan segera dievaluasi jika hendak diambil tindakan tepat pada waktunya untuk menghasilkan perbaikan Obyektif dan Konprehensif, informasi dalam system pengendalian harus dapat dipahami dan dianggap onyektif oleh individu yang mengunakanya.Dipusatkan pada tempat-tempat pengendalian strategic. Sistem pengendalian sebaiknya dipusatkan pada bidang-bidang yang paling banyak akan terjadi penyimpangan dari standar atau yang akan menimbulkan kerugian paling besar. Dari segi ekonomi realistis, biaya untuk mengimpletasi system pengendalianya sebaiknya lebih sedikit atau maksimal sama dengan keuntungan yang diperoleh dari system itu.

MASALAH DALAM PENETAPAN SISTEM PENGENDALIAN YANG EFEKTIF

Masalah dalam Penetapan Sistem Pengendalian yang Efektif.

Sejumlah masalah yang menggangu akan merintangi efektifitas system pengendalian yang sering timbul:

· Factor-faktor yang dengan mudah diukur terlalu banyak dititikberatkan, sementara hal-hal yang sulit diukur toidak diberi perhatian yang cukup.

· Factor-faktor jangka pendek mungkin terlalu berlebihan ditekankan dengan mengorbankan factor-faktir jangka panjang.

· System pengendalian mungkin tidak disesuaikan untuk mencerminkan pergeseran dalam arti penting berbagai aktifitas dan tujuan di kemudian hari.