PENGAWASAN (manajemen)
II.2 PENGERTIAN PENGAWASAN
Beberapa para ahli menyimpulkan tentang pengertian pengawasan, diantaranya:
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.
Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.
Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Schermerhorn (2002) menyatakan pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results.
Kesimpulannya, pengwasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
.3 TIPE-TIPE PENGAWASAN
Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :
3.1 Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
Pengawasan pendahuluan , atau sering di sebut steering controls. Dirancang untuk mangantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu di selesaikan .
Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
3.2 Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
Pengawasan ini, sering di sebut pengwasan “ya-tidak”, scereening control atau “berhenti-terus”, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.
Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
.
II.3.3 Pengawasan Feed Back (feed back control)
Pengawasan umpan balik, juga dikenal sebagai past-action controls , mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah di selesaikan.
Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
• Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
• Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)
• Pengawasan Kualitas (Quality Control)
• Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
4, TUJUAN DARI FUNGSI PENGAWASAN
Tujuan dari Fungsi Pengawasan
• adaptasi lingkungan
• meminimalkan kegagalan
• meminimumkan biaya
• mengantisipasi kompleksitas dari organisasi
5, TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN
Tahap Proses Pengawasan :
1. Tahap Penetapan Standar
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengadung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat di gunakan sebagai “patokan “ untuk penilaian hasil-hasil.
Tiga bentuk standar yang umum adalah:
- Standar-standar phisik, mungkin meliputi kuatitas barang atau jasa , jumlsh langganan ,atau kualitas produk.
- Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja , biiaya penjualan laba kotor, pendapatan penjualan dan sejenisnya.
- Standar-standar waktu , meliputikecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus di selesaikan .
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat. Penentuan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pekaksanaan kegiatan nyata.oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
Pengukuran pelaksanaan kegiatan dapat di lakukuan dengan menjawab pertayaan sebagai berikut:
- Berapa kali (how often)
- Apa (what form)
- Siapa (who)
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
Setalah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring di tentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.
Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu:
- Pengamatan (observasi)
- Laporan-laporan, baik lisan dan tulisan
- Metode-metode otomatis, dan
- Inspeksi, pengujian (test), atau dengan pengambilan sampel
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
Tahap kritis dari proses pengawasan nyata dengan pelaksanaan nyata yang di rencanakan atau standar yang telah di tetap kan. Walaupan tahap ini paling mudah di lakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adannya penyimpangan.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus di ambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai berbentuk. Standr mungkin diubah, pelaksanaan diperbaikin, atau keduanya dilakukan bersamaan.
Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
b. Mengukur Kinerja
c. Memperbaiki Penyimpangan
Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:
1. mengukur hasil pekerjaan,
2. membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan),
3. mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.
Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
6 PENTINGNYA PENGAWASAN
Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
• Peningkatan kompleksitas organisasi
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
7 PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
2) Menetapkan penunjuk hasil
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana.
Winardi mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.
8. BIDANG-BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :
• Transaksi Keuangan
o Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
o Manajemen Kas (Cash Management)
o Pengelolaan Biaya (Cost Control)
• Hubungan Manajer dan Bawahan
• Operasi-operasi Produktif
9. ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1. Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
2. Management Information System (MIS)
Management Information System dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar Management Information System berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
3. Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya.
4. Penganggaran
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
10 KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Obyektif
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategic
5. Realistic secara ekonomis
6. Realistic secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan alliran kerja organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai petunjukan dan operasional
10. Diterima para anggota organisasi
